En una encuesta reciente, dos de las tres personas a las que les grité preguntas desde mi ventana la semana pasada no tenían idea de qué era Google Docs, mientras que la otra simplemente me dijo que me pusiera unos pantalones. Sin embargo, pregúntele a cualquier miembro posterior a la generación X qué es Google Docs y es probable que obtenga una respuesta diferente. Si bien Google (el motor de búsqueda) ha acumulado una popularidad increíble, reclamando una participación de mercado de más del 85% y volviéndose tan sinónimo de buscar cosas en línea que la marca ahora se usa más comúnmente como un verbo que como un sustantivo, muchos otros servicios ofrecidos por el Los gigantes tecnológicos tienen mucho camino por recorrer antes de alcanzar el mismo nivel de familiaridad.
Uno de esos servicios es Google Docs, una parte del paquete gratuito Google Docs Editor y del paquete premium de herramientas de oficina y productividad de Google Workspace. Si no está familiarizado con el nombre de Google Workspace, es posible que lo haya encontrado anteriormente como G Suite, o incluso más atrás como Google Apps. Es este flujo de cambio de marca indeciso lo que potencialmente ha inhibido la adopción de la suite en línea premium de Google por parte de muchos, pero en el mundo de los procesadores de texto de alto octanaje y adrenalina, Google Docs está ganando cada vez más tracción como el principal competidor del mercado. dominando Microsoft Word.
Con más personas que nunca antes adoptando un enfoque de trabajo desde casa, Google Docs se encuentra en una posición privilegiada para ver crecer su base de usuarios. Entonces, ¿cuáles son algunas de las características destacadas que muestran la creciente popularidad de Docs y lo destacan como un competidor real y una aplicación potencialmente más adecuada para que las considere?
Aprovecho mucho los procesadores de texto, así que decidí poner a prueba Google Docs y dejar que se encargara de algunas de mis tareas y proyectos en curso semanales para ver cómo les iba.
Precios y paquetes de Google Docs
Si tiene una cuenta personal de Google, ya tiene acceso a muchas de las herramientas de productividad de Google de forma gratuita a través de Google Docs Editor Suite. Eso significa que Google Docs, Slides, Sheets, Forms, Drawing, Sites, Drive y Keep están disponibles para su uso sin costo. También puede utilizar las versiones de la aplicación de estas herramientas sin limitación. Las cuentas personales de Google tienen un límite de espacio de almacenamiento de Google Drive de 15 GB, que es una cantidad considerable para almacenar documentos de oficina. Sin embargo, si necesita más almacenamiento, Google ofrece un servicio premium llamado Google One que puede aumentar su almacenamiento a 100 GB por tan solo $ 2 al mes.
No existe ningún inconveniente real en el uso de las ofertas gratuitas de Google; puede lograr mucho con las ofertas gratuitas de Google. Sin embargo, si está buscando algo más adecuado para los negocios o para administrar grupos de personas, siempre existe Google Workspace.
Google Workspace es el paquete de productividad premium que ofrece Google. Incluye el conjunto de herramientas de Google Docs y una o dos más que se centran en la comunicación, la seguridad y la administración para gestionar empleados o usuarios. Los precios comienzan desde $ 6 por usuario, por mes y la suscripción incluye numerosos beneficios como dominios de correo electrónico personalizados, pizarra digital, soporte de tipo de archivo adicional para Google Drive, mensajería de chat y mejor protección contra phishing y spam. También hay aumentos considerables en su límite de almacenamiento dependiendo de cuál de los cuatro paquetes premium de Google Workspace elija con opciones de 30GB, 2TB, 5TB con un máximo de un "Tanto como necesite" bastante vago.
Ciertamente, hay razones para volverse premium en caso de que necesite microgestionar a varios empleados o quiera deshacerse del dominio de Gmail de su correo electrónico. Pero la suite ofimática principal y sus características son el atractivo principal, y son igualmente funcionales desde la suite gratuita Google Docs Editor.
Diseño e interfaz de Google
Google Docs conserva la iconografía estilística moderna, plana y habitual que contienen la mayoría de los productos de Google. Si bien se ve muy bien desde una perspectiva de diseño y da modernidad a la interfaz típica de procesador de texto, no puedo evitar sentir que hay una clara falta de personalidad en la apariencia casi estéril de Docs. Después de todo, esta es la misma compañía que hace que sus pasantes usen sombreros de hélice mientras esperan que su personal atraviese su sede usando una serie de toboganes y postes de bomberos como un grupo de guerreros ninja que usan protectores de bolsillo.
Docs mantiene su presentación minimalista al eliminar gran parte del desorden que se puede encontrar en sus contemporáneos. Google ha hecho esto principalmente al limitar Docs a una barra de herramientas enfocada que cubre las acciones más comunes, como el formato, las fuentes, los colores, las alineaciones y las inserciones. La mayoría de los usuarios suelen realizar la mayoría de las tareas desde esta barra de herramientas principal, lo que es excelente para la productividad, ya que todo parece estar disponible en un lugar de fácil acceso.
Vale la pena señalar que, debido a que Google Docs es un servicio en línea, estará limitado a las fuentes dentro de la biblioteca de Google Fonts. Actualmente no hay forma de importar fuentes personalizadas, lo que puede resultar frustrante para aquellos que, de vez en cuando, pueden necesitar un estilo especializado para un proyecto en el que están trabajando. Sin embargo, Google Fonts es bastante extenso y, por lo tanto, con un poco de creatividad combinada con una cantidad decente de complementos disponibles, es posible que esto no sea un problema.
Se encuentran más herramientas y formatos en los menús desplegables cuidadosamente colocados en el encabezado de la página. Esto brinda un espacio de trabajo que distrae menos y aprovecha al máximo cualquier espacio de pantalla disponible. Sin embargo, debido a que Docs se ejecuta a través de un navegador web, los esfuerzos de Google solo llegan hasta donde lo permite la configuración del usuario individual, con barras de marcadores, extensiones o barras de búsqueda que limitan el espacio vertical disponible de forma predeterminada.
Sin embargo, puede compensar esto minimizando el encabezado de Google Docs, que eliminará los menús desplegables y los íconos más amplios de Google Workspace de la vista, y restaurará cierta cantidad de espacio perdido en la página. Luego, Docs implementa una práctica barra de búsqueda en tu barra de herramientas principal que te permite buscar elementos que de otro modo se encontrarían en los menús desplegables, lo que significa que nunca estarás desconectado de esas herramientas en caso de que las necesites.
El resultado final es más que agradable a la vista; la estética minimalista hace que la presentación general parezca limpia y la navegación es un asunto simple. Docs mantiene el diseño tradicional del procesador de texto y lo simplifica siempre que sea posible. Es una opción de diseño que da la bienvenida a los nuevos usuarios sin parecer una versión simplificada de la competencia.
Rendimiento y compatibilidad de Google Docs
Gracias al diseño liviano que se encuentra en las versiones de la aplicación y el navegador, Google Docs se siente fluido y receptivo con la carga de archivos sin demoras reales. Tanto el navegador como la aplicación funcionaron de manera impresionante cuando cambié entre varios documentos para medir sus tiempos de carga. Con la mayoría de los documentos, normalmente estará listo para funcionar en uno o dos segundos, aunque los archivos con muchas imágenes tenderán a tardar un poco más (lo cual es de esperar). Sin embargo, todo el proceso de apertura de archivos desde Google Drive es rápido e indoloro.
Una de las mejores cosas de Google Docs es su capacidad multiplataforma. No hay tipos de archivos específicos del sistema operativo con los que lidiar cuando se trata de Docs. En cambio, cualquier persona con un dispositivo que pueda ejecutar Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer o Microsoft Edge (o que tenga la aplicación Google Docs instalada en su dispositivo móvil) puede crear, leer, editar y colaborar con personas sin ningún problema. Esto significa que ya no tendrá que preocuparse por si un archivo se abrirá en la plataforma de la persona que recibe su documento. Es solo un dolor de cabeza menos en un mercado innecesariamente fragmentado.
Recibir archivos de otros usuarios creados fuera del paquete ofimático de Google también es un dolor de cabeza mucho menor, ya que Docs cuenta con compatibilidad con una variada selección de formatos de archivo. Los documentos se pueden leer y guardar en muchos formatos populares como Microsoft Word, OpenDocument, RichText, PDF y texto sin formato. Incluso puede descargar su documento como EPUB si desea distribuirlo. Si bien no puede guardar directamente en el formato de páginas de Apple, aún puede cargarlos en Google Docs y editar desde allí, aunque tendrá que exportarlo en un formato diferente una vez que haya terminado. Este nivel de compatibilidad es difícil de discutir, incluso si algunos formatos más complejos, como los PDF, tienden a perder el formato al abrirse.
Funciones de Google Docs
Google Docs es principalmente una herramienta en línea. Fue diseñado para ser así. Como tal, cuando se trata de trabajar en línea con otros, Docs brilla tan intensamente que podría dirigir los aviones a través de la niebla. Una vez que comparte un documento por correo electrónico o enlace directo, hasta 100 personas pueden ver, editar y comentar sobre ese documento simultáneamente. Eso es uno más que el límite de coautoría de Word de 99. Claramente, Google está adoptando un enfoque de Price Is Right para superar a la competencia. No sé qué tipo de lío horrible tendrías que generar en Documentos que en realidad requeriría que 100 personas se reúnan, hurgando y pinchando con sugerencias y ediciones. Pero el solo hecho de saber que puede obtener un grupo tan grande muestra la versatilidad de las herramientas de colaboración de Google Docs.
Todas las ediciones se realizan en tiempo real, y cada usuario único se rastrea en el documento con un color y un cursor asignados al azar. Sus ediciones y sugerencias están marcadas con colores asignados y se colocan a la derecha de la página, esperando sus comentarios. Si opta por aceptar estas sugerencias, los cambios se realizan en el documento automáticamente. Los comentarios hechos por los editores sobre secciones específicas están resaltados en amarillo, y al hacer clic en esa sección, se resaltarán los comentarios para su reconocimiento.
Es fácil que los documentos se vuelvan desordenados y difíciles de leer en medio del proceso de colaboración. Afortunadamente, el enfoque de Google Docs en un área de trabajo simplificada significa que no debería perderse en medio de un mar de correcciones que son difíciles de leer o procesar. Incluso tendrás acceso a todo tu historial de ediciones en caso de que realices cambios que luego vuelvas a adivinar.
Google Docs, en esencia, es un procesador de texto bastante sólido. Lo que lo eleva a un verdadero competidor son todas las campanas y silbidos de Google que trae consigo. La inserción de gráficos, imágenes o archivos dentro de su documento se basa en los servicios más amplios de Google Workspace y Google Drive. Puede traducir su documento a todos los idiomas disponibles de Google Translate sin demasiado esfuerzo. También puede usar su voz para escribir, haciendo uso de la impresionante tecnología Speech-to-Text de Google. Docs puede corregir automáticamente cualquier ortografía y hacer sugerencias gramaticales en tiempo real gracias al diccionario y el aprendizaje automático de Google. También existe Google Workspace Marketplace, que ofrece numerosos complementos para ampliar aún más las funciones disponibles.
También hay algunas herramientas integradas interesantes que aumentan aún más la productividad de Docs, a saber, la pestaña delineador y explorar. El esquema es un menú de barra lateral deslizante que realiza un seguimiento automático de sus encabezados y títulos, luego los presenta como una lista interactiva que actúa como una especie de índice para que pueda hojear documentos más grandes con mucha más facilidad. Cerca de la base de la página hay un botón flotante que lo dirige a la pestaña Explorar, lo que le permite buscar rápidamente citas, imágenes y contenido de Google Drive.
Guardado automático de Google Docs
Una de las funciones más valiosas de Docs es su guardado automático. Notará una clara falta de un botón para guardar en Google Docs; esto se debe a que guardar es un proceso continuo que se realiza automáticamente con cada pulsación de tecla y clic (siempre que tenga una conexión a Internet estable). Es invaluable si eres el tipo de persona que a menudo ahorra como una ocurrencia tardía en lugar de un hábito.
Si su computadora se bloquea, o si deja su dispositivo desatendido brevemente y esa actualización de Windows que ha estado demorando durante una semana finalmente decide seguir adelante, no quedará como un candidato potencial de r / WatchPeopleDieInside. De hecho, si eso sucediera, podría evitar cualquier pérdida de tiempo y cargar el mismo documento en otro dispositivo y continuar sin problemas su trabajo desde el momento en que lo dejó. Y una vez que tenga acceso a su dispositivo principal nuevamente, simplemente vuelva a cambiar con todo su trabajo actualizado en espera.
Gracias a Internet irregular, hubo algunas veces que perdí la conexión mientras usaba Google Docs. En esos momentos, seguí escribiendo y el documento comenzó instantáneamente sus rutinas de guardado una vez que se restableció la conexión. Existe una versión sin conexión de Google Docs disponible, pero solo se puede obtener a través de una extensión de Google Chrome. Para una aplicación que hace tanto para promover la compatibilidad en numerosas plataformas y navegadores, es una pena que Google haya decidido bloquear el acceso sin conexión de una manera tan específica.
Línea de fondo
Cuando se trata de elegir su procesador de texto o suite ofimática, todos sabemos que Microsoft es el rey de la colina en muchos ojos. Con casi cuatro décadas de desarrollo, no es fácil que otra herramienta o paquete aparezca y se ponga al día. Y si bien se puede decir que Google Docs no tiene el mismo nivel de características que Word, ¿realmente le faltan características por valor de $ 70? En mi opinión, no. La mayor parte de lo que falta en Docs se puede encontrar como complementos, y las herramientas que ofrece de forma gratuita deberían hacer que adivine que debe pagar tanto por una suscripción a Microsoft 365.
Hay una novedad en lo que ofrece Google con Docs; se ve moderno, se siente moderno y está hecho con la colaboración moderna centrada en Internet en mente. Lo que hace, lo hace muy bien. Lo que no haga no será importante para la mayoría de los usuarios.
Docs eclipsa a la competencia en colaboración, portabilidad, compatibilidad e incluso en personalización potencial a través de Google Workspace Marketplace. Es fácil acostumbrarse, hay menos desorden y la experiencia general es fluida e intuitiva. Oh, y es gratis.
Para cualquiera que esté suscrito a la competencia, Google Docs vale la pena intentarlo, como mínimo, porque es posible que esté pagando por un conjunto de herramientas que ya está disponible de forma gratuita.
Google Docs, ya sea a través de la suite Google Docs Editor o Google Workspace, es un desafío definitivo en el mercado de la suite de oficina y productividad. Incluso puede ser su futuro.